MODUL 2 :

Change  Management : Sebuah Pendekatan Startegik, Berpusat Pada Informasi

 

08 PAM

Ketua :

Yudi Prawira    0400490802

Anggota :

Stephanie Francisca   0400487764

Shanti Dewi                 0400488842

Listania Kristianti         0400490683

Rosalin Arsianti           0400492764

Astrid Yudianto           0400493016

Indah                           0400493211

Weiny Wijaya             0400502361

 

]      PERUBAHAN ADALAH KONSTAN

       Satu-satunya hal yang bersifat tetap pada perusahaan-perusahaan di Amerika adalah perubahan.

       Perubahan-perubahan yang terjadi di luar perusahaan ( external changes ) antara lain perubahan pada politik, iklim, hukum, kondisi pasar, kompetisi, dan kebutuhan pelanggan.

       Perubahan yang terjadi di dalam perusahaan antara lain : perubahan pada kepemilikannya, produk, pelayanan yang diberikan, proses kerja, teknologi yang diterapkan, dan ukuran dari kefektifan perusahaan.

       Perusahaan masa kini harus dapat bereaksi dengan cepat dan tepat terhadap perubahan eksternal, dan pada saat yang bersamaan mengelola perubahan internal dengan efektif.

       Perusahaan yang stabil sekalipun terus berubah.

       Perubahan eksternal biasanya sangat jelas dan memiliki dampak yang cepat. Seringkali perusahaan dihadapkan pada pilihan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang ada agar tetap selamat, sesuai dengan hokum yang baru, memenuhi keinginan yang ada, mampu tetap bersaing, dsb.

       Kebutuhan akan adanya perubahan internal seringkali kurang jelas, kecuali hal itu untuk merespon perubahan eksternal, dan seringkali terlihat kurang mendesak. Hal ini sebagian karena perubahan-perubahan yang kita buat untuk memperbaiki pelayanan, produk, dan praktek mungkin tidak memiliki hasil jangka pendeknya.

       Perubahan menyeluruh perusahaan ( culture change ), mungkin tidak akan menunujukkan hasil yang diinginkan sampai beberapa tahun. Karena perubahan internal tidak dipaksa pada perusahaan oleh factor dari luar, dan karena hasilnya tidak langsung terlihat, seringkali perubahan internal diberi prioritas yang lebih kecil dari pada reaksi perusahaan akan perubahan eksternal. Hal ini kurang menguntungkan karena dengan mengelola perubahan internal secara seksama dapat membuat perusahaan terbiasa menghadapi tantangan dari perubahan eksternal.

 

]      PRAKTEK-PRAKTEK MANAJEMEN PERUBAHAN

Dalam manajemen perubahan internal, khususnya perubahan kebudayaan ( culture change ), diperlukan 3 hal berikut :

a.       Komitmen dari manajemen

       Dalam rangka membuat segala hal terjadi dalam perusahaan, termasuk perubahan, eksekutif dan manajer harus berkomitmen dengan konsisten untuk membuat hal tersebut terwujud.

       Hanya pemimpin perusahaan yang dapat memastikan bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk mempengaruhi perubahan tersebut tersedia.

       Komitmen yang konsisten berarti perubahan tersebut akan menjadi startegi dan tujuan perusahaan yang terus menerus didukung oelh pemimpin perusahaan dengan jelas.

       Kejelasan akan dukungan kepemimpinan adalah factor utama dalam mencapai penerimaan universal akan perubahan tersebut ( persetujuan dari semua pihak yang terlibat dalam perusahaan ).

b.       Persetujuan universal

       Perubahan internal hanya akan sukses saat semua orang yang terlibat menyetujui perubahan tersebut.

       Mereka harus mengerti pentingnya kebutuhan akan perubahan dan juga harus percaya bahwa perubahan tersebut baik untuk perubahan dan mereka sendiri. Selain itu mereka juga harus setuju bahwa perubahan yang sedang dijalankan adalah perubahan yang tepat.

       Gambaran kebutuhan akan persetujuan universal dalam rangka mengimplementasikan perubahan sistemik terdapat dalam buku The Fifth Discipline karangan Peter Senge.

c.       Ukuran dan imbalan yang tepat

       Membuat semua orang menginginkan perubahan adalah sesuatu yang sulit, karena hal itu membutuhkan tingkat dan derajat komunikasi dan kerjasama yang tidak ditemukan dalam setiap perusahaan. Mengelola persetujuan universal yang ada lebih sulit lagi.

       Cara terbaik untuk memperoleh dan mengelola persetujuan universal adalah dengan memastikan bahwa proses dan hasil dari perubahan tersebut dapat diukur dengan tepat dan sesuai serta dikomunikasikan ke seluruh perusahaan.

       Hasil dan perubahan perilaku yang menjadi lebih baik harus diberi imbalan.Sebaliknya, perilaku yang tidak mau berubah dan hasil yang buruk tidak akan diberi imbalan. Karyawan tidak akan bekerja melalui perubahan jika terus diberi imbalan untuk kebiasaan lamanya.

 

]      INFRASTRUKTUR MANAJEMEN PERUBAHAN

Sebagai tambahan dari tiga praktek manajemen perubahan, ada dua elemen infrastruktur perusahaan yang sangat penting untuk manajemen perubahan yang efektif, yaitu :

1.       Sebuah rencana startegik

Perencanaan strategic merupakan sebuah proses, bukan suatu kejadian.

       Sebuah perencanaan strategic perusahaan memberikan panduan yang memaksa perubahan internal dan panduan untuk merespon perubahan eksternal.

       Dalam perencanaan startegik, perusahaan mendefinisikan dan mendokumentasikan tujuan, goal, dan sasaran ( objective )-nya, berikut strategi untuk mencapainya. Termasuk di dalmannya adalah penilaian akan peluang dan ancaman yang datang dari luar, serta penilaian akan kekuatan dan kelemahan internal perusahaan yang dimiliki ( SWOT ).

       Rencana strategic yang paling berguna adalah perencanaan multi-dimensional, yang menghubungkan rencana keseluruhan perusahaan dengan rencana subordinate dari setiap elemen perusahaan, dan memasukkan pengukur performa ( skala) untuk menilai semua hasil yang penting.

       Untuk memastikan bahwa sumber daya digunakan dengan bijak, setiap perubahan internal harus bersumber pada startegi yang didokumentasikan dalam rencana strategic itu, atau sebagai tanggapan akan performa yang buruk seperti yang diindikasikan oleh ukuran keefektifan perusahaan.

       Lebih jauh, perusahaan perlu merespon hanya pada perubahan eksternal yang memiliki pengaruh langsung untuk mencapai tujuan, goal, dan objective perusahaan seperti yang tertuang dalam perencanaan startegik. Semua factor eksternal lain dapat diabaikan

2.       Sebuah arsitektur informasi ( merupakan blueprint dari perubahan ).

       Saat perubahan diinginkan atau diperlukan, arsitektur informasi perusahaan memberikan manfaat untuk menentukan pengaruh dari perubahan itu dan menjadi blueprint untuk pengimplementasian yang cepat dari perubahan itu.

       Sebuah arsitektur informasi perusahaan melingkupi data dan teknologi.

       Menghubungkan rencana strategi perusahaan dengan arsitektur data perusahaanitu, aplikasi arsitektur perusahaan dan arsitektur teknik perusahaan akan menghasilkan sebuah arsitektur informasi perusahaan ( enterprise information asrchitecture ).

       Arsitektur yang terdokumentasi dengan baik adalah organisasi logical tentang informasi mengenai level korporasi berikut, elemen-elemen perusahaan :

         Tujuan strategi, objektif, dan strategi

         Peraturan bisnis, metric

         Kebutuhan informasi

         Sistem aplikasi

         Hubungan antara aplikasi dan elemen data

         Infrasturktur teknologi

       Arsitektur informasi perusahaan juga menyediakan panduan, standar, dan service operasional yang mendefinisikan pengembangan lingkungan sistem perusahaan.

       Saat sebuah arsitektur perusahaan terdokumentasikan, ia dapat digunakan untuk memenuhi :

a.       memfasilitasi manajemen perubahan dengan menghubungkan kebutuhan strategi dengan sistem yang mendukungnya dan dengan menghubungkan model bsinis ke design aplikasi

b.       memungkinkan informasi strategic secara konsisten dan akurat berasal dari data operasional

c.       mengembangkan sharing data artinya : mengurangi redudansi data dan biaya pemeliharaan

d.       meningkatkan produktifitas melalui pengembangan komponen, manajemen, dan penggunaan kembali

e.       mengurangi waktu SDLC 

 

]     PERANAN CIO DALAM MANAJEMEN PERUBAHAN

      Seorang CIO dalam perusahaan yang kompetitif, bervisi, dan dikelola secara strategic memiliki peran kunci dalam merespon perubahan eksternal, dan mengelola perubahan internal.

      Seorang CIO tentu saja juga merupakan kepala arsitektur informasi dan dengan begitu bertanggung jawab untuk menangani manajemen sumberdaya informasi perusahaan.

      CIO tidak hanya merupakan pelayan dari salah satu elemen infrastruktur perusahaan yang penting, CIO juga harus berperan sebagai pemain kunci dalam proses perencanaan strategic perusahaan.

      Hanya Chief Financial Official ( CFO ) yang memiliki pandangan yang sama luas dari aktifitas perusahaan.

      CIO, sebagai salah satu bagian dari tim manajemen perusahaan turut membantu dalam membuat keputusan yang berkaitan dengan peruabhan apa yang akan diimplementasikan. CIO juga membantu menunjang persetujuan dari perubahan tersebut. Lebih penting lagi, Cio sangat bertanggung jawab untuk menerjemahkan tujuan perusahaan, objective, mengukur performance dalam sebuah sistem informasi.