MODUL 1 : Change  Management 101 A Primer

 

08 PAM

Ketua :

Yudi Prawira    0400490802

Anggota :

Stephanie Francisca   0400487764

Shanti Dewi                 0400488842

Listania Kristianti         0400490683

Rosalin Arsianti           0400492764

Astrid Yudianto           0400493016

Indah                           0400493211

Weiny Wijaya             0400502361

 

]      3 DEFINISI DASAR

Terdapat 3 definisi dasar yang mengartikan manajemen perubahan. Definisi dasar tersebut merupakan pemikiran tentang :

  1. Tugas dari manajemen perubahan

       Definisi yang jelas tentang manajemen perubahan adalah tugas memanage suatu perubahan.

       Manajemen perubahan sendiri mempunyai 2 arti :

a.       Arti pertama dari menajemen perubahan menunjukkan pembuatan suatu perubahan yang terencana dan diatur atau bentuk sistematis.

Tujuannya : untuk mengimplementasikan metode baru dan sistem yang sedang berjalan di organisasi secara lebih efektif.

Terdapat perubahan-perubahan internal yang dipicu oleh kejadian-kejadian yang terjadi di luar organisasi di mana biasanya terjadi di lingkungan organisasi.

b.       Arti kedua dari menajemen perubahan adalah jawaban untuk perubahan-perubahan di mana organisasi tidak mempunyai control.

  1. Area atau daerah dari dunia professional

       Definisi di atas merupakan definisi kedua dari manajemen perubahan. Terdapat banyak konsultan independent yang akan secara sepat dan abngga memberitahu bahwa mereka turut dalam perencanaan perubahan, di mana mereka merupakan agen perubahan yang mengatur perubahan untuk klien mereka.

       Beberapa ahli manajemen perubahan dituntut untuk menolong klien dalam mengatur peruabhan yang ditemukan, perubahan yang terjadi pada klien tersebut. Tuntutan yang lainnya adalah membantu klien dalam membuat perubahan.

  1. Bagian dari pengetahuan

       Definisi ketiga dari manajemen perubahan menunujukkan isi atau subject penting dari manajemen perubahan. Hal ini mencakup model utama, metode dan teknik, alat-alat, kemampuan, dan bentuk-bentuk lainnya dari pengetahuan.

       Isi atau subjek penting dari manajemen perubahan digambarkan dari psikologi, sosiologi, administrasi bisnis, ekonomi, teknik industri, system engineering, dan pelajaran tentang manusia dan lingkungan organisasi.

    

]      PROSES PERUBAHAN SEBAGAI PEMECAHAN MASALAH DAN PENEMUAN MASALAH

      Manajemen perubahan terlihat sebagai pola pergerakan dari suatu keadaan ke keadaan yang lainnya, secara spesifik, dari keadaan masalah ke keadaan penyelesaian.

      Diagnosa atau analisa masalah sangat penting untuk diketahui

      Tujuan merupakan kumpulan dan tercapai pada bermacam-macam level dan di dalam bermacam-macam area atau fungsi.

      Ends dan means didiskusikan dan saling berhubungan satu sama lainnya.

 

]      MASALAH PERUBAHAN

      Masalah perubahan mungkin bisa dalam lingkup dan skala yang besar atau kecil dan mungkin berfokus pada individu atau kelompok, pada satu aatu lebih aspek dari lingkungan organisasi.

      Pada level konseptual, masalah perubahan adalah maslaah perpindahan dari satu keadaan ( mis : A ) ke keadaan lainnya ( mis : A ), dengan 3 tipe tujuan yaitu :

a.       transform : berhubungan dengan mengidentifikasi perbedaan antara 2 keadaan

b.       reduce : berhubungan dengan menentukan cara-cara dalam mengurangi perbedaan yang ada

c.       apply : menggunakan operator untuk menghilangkan perbedaan tersebut

      Dalam batas yang peling sederhana, maslaah perubahan dapat dianggap sebagai masalah kecil dengan bagaimana, apa, dan mengapa terjadi perubahan.

 

]      PERUBAHAN SEBAGAI HOW PROBLEM pada pertengahan

      Masalah perubahan biasanya diekspresikan dalam bentuk HOW question, contoh :

-          Bagaimana caranya agar orang lebih terbuka, lebih bertanggungjawab, lebih kreatif ?

-          Bagaimana memperkenalkan self-managed teams di depertemen W ?

-          Bagaimana carannya mengubah dari Sistem X ke Sistem Y di departemen Z ?

-          Bagaimana menjadikan suatu organisasi lebih inovatif, kompetitif, dan produktif ?

-          Dll ( Lihat Buku Hal 5 )

 

]      PERUBAHAN SEBAGAI WHAT PROBLEM pada kebutuhan akhir

      Pada How question diagnosa tidak diasumsikan sama sekali sehingga bagaimana hasilnya tidak didiskusikan sama sekali. Hal ini bisa menjadi masalah ( walaupun tidak selalu ).

      Untuk mengetahui bagaimana akhirnya, maka perlu dibuat What question, contoh :

-          Perubahan apa yang diperlukan ?

-          Apa yang ingin dicapai ?

-          Apa indicator kesuksesannya ?

-          Standar apa yang akan diterpakan ?

 

]      PERUBAHAN SEBAGAI WHY PROBLEM menghubungkan pertengahan dan akhir

      Ends and Means biasanya tidak pasti, karena itu untuk mengetahui hubungan keduanya harus dilakukan pencarian untuk mendapatkan hasil yang sebenarnya dari usaha perubahan. Untuk itu perlu dibuat Why Question, contoh ( dalam bentuk tanya jawab ) :

-          Mengapa orang harus lebih kreatif ?

-          Karena kita perlu merubah pola kerja kita dan untuk kita memerlukan ide-ide baru.

-          Mengapa kita harus merubah pola kerja kita ?

-          Karena dengan sistem yang lama biayanya lebih besar dan memakan waktu lebih lama ?

-          Dst ( Lihat buku hal 6 )

 

]      THE APPROACH TO CHANGE MANAGEMENT MIRRORS MANAGEMENTS MINDSET

      Titik berat pada 3 tipe pertanyaan yang sudah disebutkan menggambarkan management mindset, di mana scenderung untuk berpikir sepanjang garis nyata bergantung pada situasi dalam organisasi.

      Penempatan seseorang dalam organisasi secara tipikal mendefinisikan lingkup dan skala dari berbagai macam perubahan di mana mereka terlibat di dalamnya.

      Untuk sebagian besar, perubahan dan masalah perubahan merupakan masalah adaptasi. Keputusan organisasi yang sukses berdasarkan pada isu tentang struktur, yaitu definisi, penempatan, koordinasi antara fungsi dan orang-orangnya.

      Beberapa organisasi didesain untuk menahan operasi inti mereka dari pergolakan di dalam lingkungan. Sebagai contoh unit-unit dalam organisasi tersebut disesuaikan ke dalam 3 kategori : core, buffer, dan perimeter.

 

]      CONTENT DAN PROCESS

      Setiap perusahaan mempunyai sistem yang berbeda dan untuk mengklasifikasikannya mempunyai cara yang berbeda pula ( tergantung perusahaannya ), contoh :

-          ada perusahaan yang bergerak di bidang retail, manufaktur, distribusi

-          ada yang mencari keuntungan, ada yang tidak

-          ada yang dijalankan secara kelompok ada juga yang tidak

-          dll

      Dari contoh di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa setiap perusahaan pasti mempunyai masalah dalam content dan process.

 

]      THE CHANGE PROCESS AS UNFREEZING, CHANGING, AND RE-FREEZING

      Terdapat 3 tingkatan dasar dari karakteristik proses perubahan, yaitu unfreezing, changing, dan refreezing.

      Titik permulaan dan akhir dari model ( unfreeze -  change refreeze ) adalah stabilitas, di mana untuk beberapa orang dan beberapa organisasi merupakan sesuatu yang mewah. Untuk yang lainnya, stabilitas internal berarti bencana.

 

]      MANAJEMEN PERUBAHAN : SYARAT-SYARAT KEMAMPUAN

      Terdapat kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki dalam mengatur berbagai jenis perubahan :

1.       kemampuan politik ( political skills )

         Organisasi merupakan sistem social. Tanpa orang-orang tidak mungkin terbentuk organisasi. Organisasi adalah politik yang panas dan hebat.

2.       kemampuan analisa ( analytical skills)

         Ada 2 kemampuan utama yang sangat penting, yaitu operasi aliran kerja ( workflow operation ) atau analisa sistem dan analisa keuangan.

         Agen perubahan harus belajar untuk mengambil bagian dan mengumpilkan lagi operasi dan sistem, kemudian menentukan dampak keuangan dan politik dari yang sudah mereka lakukan.

3.       kemampuan orang ( people skills )

         Kemampuan yang diperlukan tidak hanya kemampuan berkomunikasi atau interpersonal, tapi untuk lebih efektif, harus dapat untuk mendengar dengan cermat, untuk restate, untuk merefleksikan, untuk megklarifikasi tanpa mengintreogasi, untuk menggambarkan pembicara, untuk mengatur sebuah diskusi,dan untuk menumbuhkan ide-ide sekaligus mengembangkannya.

4.       kemampuan sistem ( system skills )

         Kemampuan yang dimiliki harus lebih dari sekedar belajar tentang computer, walaupun sebagian besar orang bekerja perlu untuk belajar tentang computer berbasiskan sistem informasi.

         Terdapat 2 kumpulan dari kemampuan sistem yang harus dikuasai :

a.       Kemampuan tentang computer yang umumnya dimiliki oleh orang yang berhubungan dengan computer dan contohnya sistem analis.

b.       Kemampuan yang berhubungan  dengan pengetahuan yang umumnya dikenal sebagai General Systems Theory ( GST ). ( GST : konsep yang dihubungkan dengan komponen dari kumpulan pengetahuan ).

KET :

Ad.a. : Disebut juga close system : tidak dipengaruhi oleh lingkungan

Ad.b. : Disebut juga open system : berhubungan dengan sistem lain dan memiliki tujuan sistem

5.       kemampuan bisnis ( business skills )

         Kemampuan untuk mengerti bagaimana bisnis suatu perusahaan berjalan     ( perusahaan bekerja di bidang apa, bagaimana keuangannya, dll ).

 

]      4 STRATEGI DASAR DALAM MANAJEMEN PERUBAHAN

      Deskripsi strategi :

a.       Rational-Empirical

Orang yang bersifat rasional dan akan mengikuti kepentingan pribadinya. Perubahan berdasrkan pada komunikasi informasi dan penawaran insentif.

b.       Normative-Reeducative

Orang yang taat pada peraturan. Perubahan dilakukan dengan cara merubah aturan yang sudah ada menjadi yang baru.

c.       Power-Coercive

Orang yang suka membantah dan akan melakukan yang dikatakannya                  ( melakukan hal apa saja yang bisa dilakukannya ). Perubahan didasarkan pada pemberian tanggung jawab dan pengenaan sanksi.

d.       Environmental-Adaptive

Orang yang mudah beradaptasi dengan lingkungan yang baru. Perubahan dapat dilakukan dengan membuka organisasi yang baru dan memindahkan orang-orang tersebut secara bertahap.

 

]      FAKTOR-FAKTOR DALAM MEMILIH SEBUAH STRATEGI PERUBAHAN

  1. Degree of resistance

Tingkat perlawanan yang tinggi menandakan hubungan antara strategi power-coercive dan environmental-adaptive. Perlawanan yang lemah menandakan kombinasi antara strategi rational-empirical dan normative-reeducative.

  1. Target population

Populasi yang besar menandakan penggabungan keempat strategi.

  1. The Stakes

Dasar yang kuat menandakan penggabungan keempat strategi.

  1. The time frame

Dimensi waktu yang pendek menanadakan strategi power-coercive, sedangkan dimensi waktu yang lebih lama menandakan ketiga strategi yang lain.

  1. Expertise

Adanya expertise yang cukup menandakan penggunaan keempat startegi yang ada.

  1. Dependency

Jika perusahaan yang bergantung pada orang-orangnya, maka kemampuan pihak manajemen untuk mengatur terbatas. Sedangkan jika sebaliknya, maka pegawai tidak dapat memberikan pendapat menjadi terbatas.

 

]      BAGAIMANA MENGATUR PERUBAHAN ?

1.       Harus terjun langsung kedalam perusahaan . Tidak mungkin melakukan sesuatu jika hanya melihat dari luarnya saja.

2.       Mempunyai misi atau tujuan yang jelas.

3.       Bentuk sebuah team kerja.

4.       Maintain flat organizational structure dan berikan informasi yang singakt dan padat.

5.       Pilih orang yang memiliki kemampuan yang baik dan mau bekerja.

6.       Toss out the rule book ( jangan bergantung pada aturan, harus inisiatif )

7.       Buat rencana tentang kegiatan dan hasilnya dalam jangka pendek dan sebaiknya disesuaikan dengan keadaan.

8.       Buat prioritas yang fleksibel ( dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang ada ).

9.       Rencanakan segala sesuatu dalam jangka waktu yang singat ( bersifat sementara )

10.   Minta tolong pada siapa saja yang bersedia membantu, karena biasanya mereka mempunyai kemampuan yang mengejutkan.

11.   Pilih pemimpin yang baik dan ikuti perkataannya.

12.   Berikan apa yang diminta oleh anggota tim ( kecuali kekuasaan )

13.   Utamakan penyebaran informasi di antara anggota tim.

14.   Jangan menutup-nutupi keadaan yang sebenarnya walaupun keadaan sedang kacau.  

 

CONTOH PERUBAHAN :

Dulu, isi KRS di Binus masih manual, kasih disket ke kampus diisi di rumah, balikin ke kampus ( REPOT !!)

Sekarang, udah pake internet ( secara online ) dan lewat BPS.